أعلنت وزارة المالية، عن إصدارها كتابا دوريا بشأن المعالجات المحاسبية للحسابات والصناديق الخاصة، في آخر قراراتها لعام 2017، يؤكد ضرورة سرعة تطبيق قرار الحظر النهائي لإصدار الشيكات الحكومية الورقية على جميع الصناديق والحسابات الخاصة وقصر سداد المستحقات المالية المطلوبة من تلك الجهات على إصدار أوامر دفع إلكترونية من خلال منظومة الدفع والتحصيل الإلكتروني فقط.

وأكد الكتاب الدوري ضرورة الالتزام بتعليمات عمرو الجارحي وزير المالية الخاصة باتباع الصناديق والحسابات والتي ليس لها كودا مؤسسيا للإجراءات والمعالجات المحاسبية المحددة من الوزارة، فعلى سبيل المثال، عند تحويل مبالغ من حسابات تلك الجهات بالبنك المركزي يتم بموجب خطاب تحويل موجه للبنك المركزي معتمد وموقع من المخول لهم للتعامل على حساب الوحدة الحسابية الرئيسية المراد الصرف منها وذلك طرف الوحدة الحسابية المركزية.

وأشار الكتاب الدوري إلى أن الإجراءات والمعالجات المحسابية تتضمن أيضا ضرورة مراعاة الصندوق أو الحساب الخاص لآلية الصرف المحددة لهما بحيث يتم تحرير واعتماد استمارة الصرف عن المبالغ الواجبة الصرف من الحسابات والصناديق الخاصة بمعرفة الإدارة المختصة بالحساب أو الصندوق الخاص مشفوعة بما يؤيدها من مستندات ومعتمدة من رئيس الجهة أو من يفوضه للوحدة الحسابية المسئولة عنها لإتمام المراجعة والتأكد من صحة الصرف وطبقا للائحة الحساب أو الصندوق الخاص والقوانين المنظمة للنواحي المالية الحكومية وكذلك استيفاء استمارة صافى المبالغ المراد صرفها والموضح بها عدد من البيانات مثل (بيان الصرف – اسم المستفيد – وفرع البنك – رقم الحساب ــ الرقم القومى) واعتماده من أصحاب التوقيعات وختمه بخاتم شعار الجمهورية أو ختمه بخاتم الحساب والصندوق الخاص حسب الأحوال مع إرفاق كشف معتمد بأسماء المستحقين للصرف.

وذكر الكتاب الدوري أنه فيما يتعلق بآلية الصرف بالوحدة الحسابية الرئيسية فإنه عند ورود الاستمارة الخاصة ومرفق بها نموذج طلب الصرف يتم استيفائها وإتمام عملية المراجعة الحسابية واعتماد ممثل وزارة المالية بالوحدة الحسابية الرئيسية وتسجيلها بالدفاتر المحاسبية وإصدار أمر الدفع اللازم طبقا للنموذج الوارد من الحساب أو الصندوق الخاص.

وأكد الكتاب الدوري أهمية التزام جميع المسئولين الماليين بالجهاز الإداري للدولة ووحدات الإدارة المحلية والهيئات الخدمية والأجهزة المركزية المستقلة ومديري المديريات والمراقبين الماليين ومديري الحسابات ووكلائهم بمراعاة هذه التعليمات ودون أي تأخير.