وافق مجلس جامعة بني سويف، برئاسة الدكتور أمين لطفي رئيس الجامعة، بجلسته رقم (136) على تفعيل الكتاب الدوري الذي أصدره الجهاز المركزي للتنظيم والإدارة والذي يحمل رقم 1 لسنة 2016، بشأن ضوابط تقديم الشكاوى وتلقيها من المواطنين حيث قرر رفض الشكاوى التي ترسل إلى عدة جهات مع تحريك المسئولية قبل الشاكين إذا تضمت شكواهم عبارات غير لائقة أو تطاولا على القيادات الإدارية.
أشار رئيس الجامعة، إلى أن الكتاب الذي يصدره الجهاز يتضمن المادة رقم 85 من الدستور التى تنص على أن " لكل فرد الحق فى مخاطبة السلطات العامة كتابة وبتوقيعه، ولا تكون مخاطبتها باسم الجماعات إلا للأشخاص الاعتباريين" وهذا ما يجعل حق الشكوى مكفولا بالدستور ولا يمكن مصادرته تحت أي مسمى، مشيرا إلى أن الكتاب رصد الآثار السلبية المترتبة على تقديم بعض الشكاوى فى إطار احترام حق الشكوى المكفول بالدستور وكان من بينها عدم توقيع بعض مقدمي الشكاوى وعناوينهم وبيانات كافية عنهم وعدم ذكر بيانات كافية عن الموضوع وإرسال ذات الشكوى إلى العديد من الجهات وتضمن بعض الشكاوى تعريضا وتشهيرا بالقيادات الإدارية وهو الأمر الذي يحدث بلبلة ويؤثر على اتخاذ القرار المناسب فى الموضوعات المعروضة عليهم.
وأوضح "لطفي" أن الكتاب الذي يصدره الجهاز يحتوى على أسلوب تقديم الشكاوى وهو تقديم الشكوى مكتوبة وتتضمن اسم الشاكي ووظيفته وعنوانه واضحا ورقمه القومي، وتحديد موضوع الشكوى وأسبابها على وجه الدقة مع إرفاق المستندات المؤيدة لها، وعدم تضمن الشكوى عبارات غير لائقة تحمل هجوما أو تطاولا على القيادات الإدارية، كما تم تحديد ضوابط لتقديم الشكوى وهى: تسليم الشكوى إلى مكتب خدمة المواطنين باليد مع الحصول على إيصال يفيد بذلك أو بالبريد بخطاب مسجل بعلم الوصول، يفيد بقيد الشكوى في سجل خاص بمكتب خدمة المواطنين مع بيان اسم مقدمها وتاريخ تقديمها وما اتخذ بشأنها من إجراءات، فحص الشكوى وسرعة الرد في موعد لا يتجاوز 10 أيام من تاريخ الطلب والرد على الشكاوى وبيان ما اتخذ بشأنها وإخطار الشاكي بذلك.